首先，作为秘书要通过和领导沟通，了解领导的会议的意图，做到心中有数。
其次，根据领导的意图，明确会议的目的、要求、任务和作用，并根据这些因素做好会议的安排，紧急会议要马上确定会议的时间、地点、主持人、参加人员、会议议题、会议方式。并及时做好会议通知。
再次，做好会议文件材料的准备工作，及会场的布置、接待工作。会议过程中做好记录。 最后，会后要及时向领导请示汇报。
1、明确会议目的
每一次开会都应该有明确的会议目的，在发出会议邀请函并安排的时候，首先应该询问自己，为什么应该举办这次会议，我想从这次会议中得到什么样的结果。比如会议的目的是要讨论产品的定价方案，目的就是要讨论不同的定价方案，最终通过会议确定最终的定价方案；如果会议的目的是分析竞争对手，那么最终就要得到如何和竞争对手展开竞争的方案。
2、设置会议时间
开会前，应提前确定好会议持续的时间，结合第一个原则[Purpose]，给出会议应该持续的时间，其目的是为了在确定的时间内达到会议的目的。虽然对每一次会议都没有固定的时间限制，但会议的时间，通常是越短越好。但很多时候，会议通常会超出我们的安排，使得会议变得低效。设置会议时间的目的是为了让会议变得更加精确，使每一个会议的参加者都能够贡献自己的意见和建议。
3、安排会议日程
第三个原则是按照会议的目的和时间，安排好会议的日程，会议日程可以帮助会议有目的的进行，如果会议没有明确的日程做保障，很可能出现的问题就是，会议超出了原有的时间，或者会议没有达到既定的目的。会议日程也可以保证会议的参加者都可以在会议上发生。我们常接触到的一些国际大会都是有明确的日常的，日程保障了会议有效的进行，而办公室日常的会议也有日程的安排，则会收到更好的效果。
4、积极准备会议
要保证在确定的时间内达到会议的目的，就要求参会者积极的准备会议，每一个会议的参会者都应该为会议准备一些问题，或者带着问题去参会，这便可以更好的提高会议的效率。试想一下，如果在会前，没有积极的准备会议，那么在会议过程中，我们便会在听会的时候，抽出时间来去准备会议，三心二意，既浪费了时间，会议的目的也许没有达到。
5、专注会议过程
参会人员在会议过程中应当专注，应集中精力在会议上，避免处理其他工作。我在工作中参加会议时，常常有同事去处理其他的事情，他在会议上只是一个摆设，参会只是例行公事，不参与讨论，不提供意见，如果有问题问到时，甚至还需要多次重复问题，如此分心参加会议，很难达到会议目的。
6、确定会议领导
最后，会议应该有明确的负责人，负责人目的保证会议的前五个原则高效进行。
会议有目标，就容易实现目的，的目的，时间，日程，准备，专注，领导六个原则，可保证会议的
正式会议的话第一排一般是做一些主持人啊或者是一些讲者啊，然后后面就是一些来听的。参会的人
领导席区，参会主要领导在中间，然后按职务大小分列其右、左排列
根据公务会议的话，我们往往需要一些座次的安排，座次安排，最主要的就是安排领导的座位，其他老百姓的座位是无所谓，那么领导的座位一般是坐在主席台上最中间的地方。其他的领导按照这个级别大小，意思是坐在主要领导的左边和右边，这样分出去就行了。
召开会议必须有会议主题。围绕会议主题确定会议议程，这是主办会议的前期准备，此项工作由会议主办单位确定。而会议安排则不同，一般来说，会议安排是指会场布置，座位安排，参会人员报到，住宿，用膳以及交道工具等等。一些重要会议还要邀请上级领导，有关单位以及媒体参加等。
组织会务工作小组，确定会务组领导及成员，制定会议准备工作部署；
2、研讨会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、会议内容、会议材料种类、数量；
3、发布会议通知，包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员；
4、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况，安全应急预案情况，形成会务指南样稿，经会议小组领导确认后开始印刷；
5、根据确定的会议议程，制定会议预算，申请专项会务费用；
6、确定横幅、参会证、桌签、路引的样式和内容，经会议小组领导确认后，开始制作横幅、参会证、桌签；
7、组织布置会议室，并确定室内各项设备到位情况，包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备；
8、检查各项宣传材料到位情况，包括横幅、路引、桌签、参会证；
9、检查各项会务资料到位情况，包括汇报材料、会务指南；
10、检查会议住宿、餐饮安排情况，如有晚宴，要协调好地点、酒水；
11、跟踪参会人员行程安排，人员到位后发放资料袋，包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示；
12、安排好会议车辆，迎接参会人员到达会议地点，安排参会人员住宿；
13、会议前期，全面检查各项工作落实情况，安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员；
14、会议开始前，做好参会签到，向会议主持人通报人员参会情况；
15、会议开始后，安排会议期间茶歇的催要，会后餐饮落实；
16、会议结束后，回收自带设备、整理会议纪要，发布会议
最上座董事长，左边总经理右边副总经理
时间，地点，会议内容，主持人，参加会议人员
座位中间最大，中间两侧依次递减。
