辛苦的,做领导的秘书是很难,每个领导的处理事方式不一样,首先要摸清领导的工作规律,迅速适应领导的工作方式,领导发言一般由秘书写发言稿,一定要清楚领导讲话的规律,是喜欢用排比句还是喜欢引经据典,文稿中尽量少用生僻字,非得要用最好用谐音字备注一下,有的领导岁数大了眼花了,讲话稿一定要用大字体。
当然要具备领导秘书的能力。你得有当秘书的培训经历和资格。
其次,你得有处理领导各种需要解决问题的思路,方法和能力,根据领导所需,完成各项任务,要有冷静的思维,及时的判断力,因为领导会有很多突发的状况,需要你去随时完成,如果脑子不灵活,决断力差,就会耽误时机,另外也要知道领导的喜好,按领导的习惯来安排事务。
做领导的秘书是很难,每个领导的处理事方式不一样,首先要摸清领导的工作规律,迅速适应领导的工作方式,领导发言一般由秘书写发言稿,一定要清楚领导讲话的规律,是喜欢用排比句还是喜欢引经据典,文稿中尽量少用生僻字,非得要用最好用谐音字备注一下,有的领导岁数大了眼花了,讲话稿一定要用大字体。
不但是工作,领导的生活也要关心,尤其是有一些异地交流的领导,在生活起居上要多为领导着想。
生活秘书是指较高级别的领导人或专家提供生活帮助和服务的秘书。他们的主要职责是负责安排领导或专家的起居、休息、医疗保健和各项公务活动的日程等。在我国,一般只有高级领导人或大机关才配备生活秘书。
据07年的《检察日报》说,按照规定只有副省级官员才能配备的生活秘书。在岁月稍早一些的过去,生活秘书其实就是首长的通讯员,负责首长的饮食起居、递送文件、传输口谕兼遛马等事项,偶尔出去给首长买包烟也是一路小跑。那个时候,从上到下都没有形成“生活秘书”这个概念。
文秘的基本要求或者具备的基本技能:
1、公文写作知识2、办公电脑应用知识3、组织协调能力4、接待、信访、商业礼仪基本知识一个优秀的文秘应该具备以下素质:1、协调能力,对上与董事长、董事会领导,对下要对各个部门、员工;
2、能说会道。由于接触的都是领导级,平时说话就要掌握分寸,注意保密,该说就要说好,不该说要学会圆滑应对;
3、文字功底要强,这是秘书最重要的能力。平时起草文件、起草董事长讲话、起草材料等等,都需要很强的文字能力。
4、把握领导脉搏,注意听领导讲话,领会领导意图,做好记录,这是为领导起草讲话的重要内容。
5、善于总结,要把领导凌乱的意图和思维,归纳起来,总结成领导思想。
6、对董事长要全面关注,工作上、生活上,个人喜好,包括点菜、喝酒、娱乐这些情况要掌握。
随着信息技术的不断发展,办公室自动化已经成为现代化办公的必然趋势,而领导秘书办公软件作为办公室自动化的重要组成部分,其功能与价值在日常工作中愈发凸显。
领导秘书办公软件是为提高领导办公效率而设计的一款软件工具。它不仅集成了辅助领导完成工作所需的各种功能模块,而且具备用户友好的界面设计,方便操作,提高工作效率。
领导秘书办公软件的特点有:
文书写作、公关礼仪、档案管理、办公室自动化、办公室工作、法律与经济管理概论、外语。秘书职业资格考试时间为180分钟,考试程序依次为职业道德考核、情景录像笔试、书面笔试,考核时间分别为30分钟、60分钟、90分钟。考试形式如下:
1、书面应答:考生对标准化书面试卷上的问题在答题卡上作答,题型分为单选题、选择题两种题型。
2、情景模拟:考生根据所观看的情景录像,就书面问题进行笔答。均有两段录像,每段录像考15个知识点。
3、任务解决:考生对书面提出的工作任务进行书面回答。
4、综合测试:涉外秘书的英语考试包括听力题、选择题、写作题。
5、业绩评估:专家对考生提供的个人工作业绩记录进行综合评审。
作为领导的秘书,要及时地把各项议程汇报给领导,一般来说,如果是第二天的议程,可以在前一天中午或者晚上领导空闲的时候把第二天以安排的会议和行程一并和领导汇报,如果是紧急会议,提示一会儿就开的情况,那么无论领导眼下在进行任何活动,必须打断提醒领导了,是否请假应该由领导定夺而不是擅自主张。
此外,一般非紧急情况下可以事先将会议信息编辑成短信告知领导,让领导实现有个心理准备,如果领导当前无安排,且秘书正在陪伴的话就直接和领导当面汇报就是了。
因为领导平时工作比较忙,有一些基础性的工作还是需要秘书来帮他辅助完成的。比如说,如果他要出差的话订酒店,机票和安排行程这样的比较琐碎的事情,就要交给秘书来做。
还有秘书可以帮助领导起草讲话稿做好工作纪要,这些也是非常必要的一些工作。
先介绍领导,再介绍秘书。正式场合,会见或者活动双方碰面,一般先将地位低者向地位高者介绍,然后再将地位高者介绍给地位低者。
在介绍一方出席人员时,先介绍这一方地位高的,再介绍地位低的。所以应该先介绍出席的领导,再介绍他的秘书。